Prowadzenie firmy nakłada na każdego pracodawcę szereg obowiązków administracyjnych. Najwięcej obaw budzą z reguły zagadnienia płacowe, związane z naliczaniem wynagrodzeń i kontaktami z organami skarbowymi. Nie są to jednak jedyne zadania, z którymi muszą mierzyć się polscy przedsiębiorcy. Poza administracją stricte płacową równie istotna pozostaje administracja kadr, czyli m.in. prowadzenie teczek pracowniczych, przygotowywanie umów, ewidencjonowanie urlopów i nieobecności, czy organizacja szkoleń BHP. Pracodawcy mogą na szczęście zrzucić z siebie ciężar tej odpowiedzialności, wybierając usługę outsourcingu kadrowo-płacowego.
Mimo że dla wielu klientów outsourcing kadr i outsourcing płac to pojęcia tożsame, z którymi wiążą oni przede wszystkim zadania płacowe, współpraca z firmą outsourcingową może obejmować także szereg spraw kadrowych. Administracja kadrami również nie należy do zadań łatwych, w szczególności w średnich i dużych firmach, które są zmuszone zadbać o ciągłość obsługi setek, tysięcy pracowników. Specjaliści tacy jak Payroll 360 w ramach świadczonych usług oferują dlatego przejęcie wszystkich lub tylko wybranych czynności kadrowych, z zachowaniem najwyższego standardu i profesjonalizmu obsługi.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (teczki pracownicze)
Pierwszym i podstawowym obowiązkiem pracodawcy związanym z zatrudnianiem przez niego pracowników jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W skład takiej dokumentacji wchodzą:
Kodeks pracy reguluje formę, sposób i okres przechowywania takich teczek. Poza wyłączną do niedawna formą papierową dzisiaj dokumentacja pracownicza może przybrać również postać elektroniczną (e-teczki). Główną zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności ponoszenia przez pracodawcę kosztów na utrzymanie i zabezpieczenie tradycyjnego archiwum. Wielu z nich nie wie jednak, jak dokonać przekształcenia teczek papierowych na elektroniczne bądź nie dysponuje potrzebnym do tego czasem lub narzędziami. Problem ten rozwiązuje outsourcing administracji kadrowej, w ramach którego eksperci Payroll 360 oferują swoim klientom zamianę tradycyjnego archiwum na e-akta osobowe.
Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem
Poza prowadzeniem teczek pracowniczych administracja kadr przekazana firmie outsourcingowej może obejmować także przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu, jak również innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Nasi specjaliści są ponadto gotowi pomóc pracodawcom w organizacji i przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego wraz z zaadaptowaniem nowego pracownika w miejscu pracy.
Organizowanie szkoleń BHP
Organizacja systematycznych szkoleń BHP to kolejne z zagadnień, które nie powinno być obce żadnemu przedsiębiorcy zatrudniającemu w swojej firmie pracowników. Okresowe zaznajamianie pracowników z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a nowych jeszcze przed dopuszczeniem ich do wykonywania pracy, należy do jednych z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Naruszenia na tym polu zagrożono karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Również i w tym aspekcie sporym ułatwieniem okazuje się outsourcing usług płacowo-kadrowych Payroll 360. Kompleksowa obsługa, którą oferujemy, obejmuje organizację szkoleń BHP dla naszych klientów, realizowaną przez zatrudnianych w zewnętrznej firmie specjalistów. Na bieżąco monitorujemy także upływ wszystkich ważnych dla stron stosunku pracy terminów, w tym ważność szkoleń BHP.
Ewidencjonowanie urlopów i nieobecności
Administracja kadrami polega ponadto na prowadzeniu ewidencji urlopów oraz ewidencji innych nieobecności pracownika w pracy, wynikających z m.in. zwolnień lekarskich. To kolejny z obszarów, który może zostać przekazany zewnętrznej firmie w ramach outsourcingu kadr. Skrupulatne rejestrowanie różnorakich nieobecności pracowników w pracy, zwłaszcza dłuższych absencji, wpływa na sposób naliczania ich wynagrodzeń. Odpowiednie rozplanowywanie urlopów wśród zespołu pozostaje z kolei istotne dla zachowania ciągłości pracy całego przedsiębiorstwa.
Administracja kadr oznacza dostęp do danych osobowych pracowników, w tym wielu ważnych danych firmowych. Jedną z obaw pracodawców związanych z wydzieleniem tych spraw na zewnątrz, jest ryzyko wycieku informacji. Należy jednak pamiętać, że firmy outsourcingowe dysponują odpowiednimi certyfikacjami i systemami bezpieczeństwa, które dbają o integralność, poufność i kontrolę dostępu w zakresie wszystkich przetwarzanych i przechowywanych danych. To, co warto mieć również na względzie to fakt, że Payroll 360 bierze na siebie pełną odpowiedzialność prawną i finansową w zakresie realizowanych zadań, co wyraźnie odróżnia outsourcing od wewnętrznych działów kadrowych i księgowych. Powierzając administrację kadr w nasze ręce, pracodawcy nie muszą obawiać się ponadto opóźnień w wywiązywaniu się ze swoich obowiązków względem organów administracji rządowej. Nasi specjaliści w odróżnieniu od wewnętrznych działów kadrowych nie narażają przedsiębiorstw na negatywne skutki, jakie mogą wynikać z nieobecności ich pracowników spowodowanych nagłą chorobą, czy urlopem.
