Digitalizacja dokumentów

Zamieniamy tradycyjne akta osobowe na nowoczesne, elektroniczne teczki pracownicze, dając naszym klientom pełne możliwości korzystanie z zalet cyfrowej dokumentacji

Proces digitalizacji dokumentów w Payroll 360

Zakres naszych działań

Oferujemy kompleksową digitalizację dokumentów kadrowych, tworząc dla Państwa elektroniczne archiwum akt osobowych. Na Państwa życzenie usługa może być powiązana z dodatkowym audytem dokumentacji, przeprowadzonym przez naszych specjalistów.

Model działania digitalizacji w Payroll 360
Specjalistka Payroll 360 do spraw digitalizacji dokumentów

Digitalizacja akt

Skanowanie i weryfikacja dokumentacji
  • Kontrola jakości i kompletności dokumentacji
  • Uruchomienie procesu masowego skanowania dokumentów i ich zamiany na pliki w formacie PDF
  • Rozpoznanie dokumentów i nadawanie im unikatowych nazw
  • Przydzielenie elektronicznych dokumentów do odpowiednich katalogów A, B, C, D, E wraz z wymaganą metryką dokumentu
Utworzenie cyfrowego archiwum
  • Możliwość zainstalowania programu Archivista do zarządzania e-aktami, z rozbudowanymi filtrami do wyszukiwania dokumentów
  • Możliwość uruchomienia API Archivista, czyli wyszukiwarki i przeglądarki dokumentacji widocznej bezpośrednio z poziomu programu kadrowo-płacowego
Bezpieczeństwo danych
  • W trakcie całego procesu digitalizacji dokumentacji kierujemy się zasadami etyki zawodowej oraz normami bezpieczeństwa opartymi o obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i o zapisy normy ISO 27001 regulującej procedury zarządzania bezpieczeństwem informacji

Jak pracujemy?

Wspólnie z Państwem wybieramy najbardziej dogodny wariant przeprowadzenia procesu digitalizacji dokumentacji kadrowej. Przydzielamy opiekuna, ustalamy niezbędne szczegóły i przystępujemy do realizacji usługi zgodnie z opracowaną procedurą.

Specjalistka do spraw digitalizacji akt w Payroll 360
Model digitalizacji akt Payroll 360

Korzyści

Istotne aspekty usługi
  • Możliwość pracy zdalnej na elektronicznych zasobach, szybkie uzupełnianie danych kadrowych
  • Możliwość przeglądania dokumentów z poziomu programu kadrowo-płacowego
  • Szybszy i łatwiejszy sposób wyszukiwania dokumentów po wielu kryteriach
  • Bezpieczeństwo- możliwość ustawienia wielu progów dostępności do konkretnych zasobów
  • Zabezpieczenie przed utratą lub uszkodzeniem tradycyjnych akt osobowych

Zalety

Pozostałe atuty usługi
  • Przeniesienie dokumentacji do przestrzeni cyfrowej eliminuje potrzebę utrzymywania dodatkowego miejsca w biurze na przechowywanie akt
  • Zwiększona efektywność pracy, poprzez usprawnienie procesów kadrowych

Technologia archivista

W procesie digitalizacji dokumentacji kadrowej wykorzystujemy dedykowane oprogramowanie Archivista. Narzędzie to spełnia szczególne wymagania prawne dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

archivista
Więcej o Archiviście
Usługi digitalizacji dokumentów przy pomocy programu Archivista

Zgodność

Oprogramowanie Archivista spełnia wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Archivista zapewnia:

  • Zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
  • Integralność treści dokumentów i metadanych poprzez zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian
  • Udostępnianie wglądu w dane osobom tylko do tego upoważnionym
  • Monitorowanie i identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji i rejestr dokonywanych zmian
  • Skuteczne wyszukiwanie informacji zawartych w aktach na podstawie metadanych
  • Umożliwienie eksportu danych
  • Umożliwienie wydruku dowolnego dokumentu

Integracja

Aplikacja Archivista integruje się z zewnętrznymi systemami za pomocą API. Zdigitalizowane akta pracownicze mogą być dostępne z poziomu Państwa programu kadrowo-płacowego, co znacznie ułatwia codzienną pracę z dokumentami kadrowymi.

Bezpieczeństwo

Wdrażając oprogramowanie Archivista, stosujemy wszystkie niezbędne środki w zabezpieczeniu poufnych danych Państwa pracowników.

  • Aplikację instalujemy na wskazanych przez Państwa i zabezpieczonych zasobach w chmurze lub na serwerze
  • System zapewnia mechanizmy podwójnej weryfikacji i szyfrowanego dostępu
  • W wygodny i w pełni kontrolowany sposób przydzielacie Państwo prawa do danych tylko osobom do tego upoważnionym

Funkcjonalność

Po wdrożeniu aplikacji otrzymujecie Państwo dostęp do wielu przydatnych funkcji, to znaczy, że:

  • Wygodnie i szybko odnajdziecie w aktach informacje przy pomocy słów kluczowych lub filtrów
  • Wyeksportujecie pliki w formacie zgodnym z przepisami lub wydrukujecie potrzebne strony
  • Otrzymacie dostęp do statystyk z informacjami o liczbie zeskanowanych dokumentów, czy istotnych komunikatów o kompletności akt, ważności dokumentów itp.

Modele współpracy

Wybór modelu digitalizacji akt osobowych uzależniamy do wymagań naszych Klientów oraz technicznych możliwości związanych ze sposobem realizacji usługi.

Model współpracy z Payroll 360 on-line

e-akta on-line

Zdalna weryfikacja i przetworzenie dokumentacji

  • Instruujemy Państwa w jaki sposób przygotować dokumentację do skanowania masowego
  • Skanowania dokumentów dokonujecie Państwo we własnym zakresie, zgodnie z przedstawionymi wytycznymi
  • Udostępniają nam Państwo zeskanowaną dokumentację, którą Payroll 360 przetworzy zdalnie na e-teczki, nadając dokumentom nazwy i przyporządkowując je do odpowiednich katalogów elektronicznych akt osobowych
Model współpracy z Payroll 360 on-site

e-akta on–site

Digitalizacja w siedzibie Klienta / zdalna weryfikacja

  • Przygotowanie dokumentacji do skanowania zgodnie ze wskazówkami Payroll 360
  • Skanowanie dokumentacji przez zespół Payroll 360 w Państwa archiwum
  • Zdalne przetwarzanie zeskanowanych plików PDF i zamianach ich na elektroniczne akta osobowe dokonywane jest w siedzibie Payroll 360
Model współpracy z Payroll 360 w outsourcingu Demand, i digitalizacji Combo

e-akta combo

Transport akt / stacjonarna digitalizacja i weryfikacja

  • Bezpieczny transport akt do siedziby Payroll 360
  • Skanowanie i przetwarzanie dokumentacji na postać cyfrową
  • Powrotny transport dokumentacji oraz przekazanie zasobów elektronicznego archiwum akt osobowych

Nawiązanie współpracy

Analizujemy Państwa potrzeby i dostosowujemy się do określonych wymagań. Służymy wsparciem na każdym etapie wdrożenia usługi.

Zapraszamy do kontaktu, podczas którego omówimy możliwości nawiązania współpracy i odpowiemy na Państwa pytania.

1. Wybór terminu

Wybierz dogodny termin rozmowy ze specjalistą. Możesz to zrobić bezpośrednio i wygodnie przez Bookings, albo kontaktując się z nami mailowo, lub telefonicznie.

2. Spotkanie

Podczas spotkania omówimy, jak możemy najlepiej wesprzeć Państwa firmę w obszarze kadr i płac.

3. Wycena i oferta

Po spotkaniu przygotujemy ofertę dostosowaną do Państwa potrzeb.

Pracownik Payroll 360 gotowy na przedstawienie oferty podczas spotkania on-line

Spotkanie
on–line

Umówmy się przez Bookings

Po spotkaniu otrzymacie Państwo ofertę współpracy.

Więcej

Outsourcing kadr i płac

Świadczymy kompletny zakres obsługi procesów kadrowo-płacowych

Zespół specjalistów ds. kadr i płac podczas pracy w Payroll 360

Bezpieczeństwo

Jak dbamy o bezpieczeństwo Państwa danych

Bezpieczeństwo- pełna i wielopoziomowa ochrona danych dzięki wypracowanych mechanizmom kontrolnym.
Umówmy się przez Bookings
Umówmy się przez Calendly