W Polsce następuje zmiana w postrzeganiu biznesu. Zmieniają się także sposoby zarządzania firmą, a polscy przedsiębiorcy czerpią garściami z doświadczeń innych państw. Pojawienie się na polskim rynku zagranicznych firm i koncernów przyspiesza proces ewolucji na naszym rodzimym podwórku biznesowym. Jednym z elementów, który przechodzi znaczące zmiany w ciągu ostatnich kilku lat, jest administracja kadr i płac. Rozwiązania HR i outsourcing usług weszły już na stałe do naszego biznesu i będą zyskiwać na popularności.
Do obowiązków każdego pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji dotyczącej stosunku pracy. Lista obowiązków z tym związanych jest bardzo obszerna. Należy do nich m.in prowadzenie odrębnej dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy, zawierającej informacje:
Do akt dołącza się również wnioski pracownika o udzielenie urlopu lub czasu wolnego od pracy w zamian za wypracowanie tego czasu w godzinach nadliczbowych.Kolejnym obowiązkiem jest też prowadzenie ewidencji wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz dodatkowych należności.
Rzetelne prowadzenie tych działań jest o tyle ważne, że w przypadku zaniedbań ze strony pracownika to właśnie pracodawca będzie musiał udowodnić na podstawie prowadzonej dokumentacji nieobecność pracownika.Poza tym karta ewidencji czasu pracy daje pracodawcy pełną kontrolę nad uprawnieniami pracowników.
Zatrudnionemu daje to możliwość monitorowania tego czy otrzymał należną kwotę wynagrodzenia oraz inne należne mu świadczenia.
Obowiązkiem każdej firmy jest nie tylko prowadzenie dokumentacji pracowniczo-płacowej. W zakres ten wchodzi znacznie więcej zadań, m.in.:
sporządzania wszelkich raportów kadrowo-płacowych, w tym do GUS,
reprezentowania firmy podczas kontroli z zakresu kadr i płac (PIP, ZUS, US),
bieżącej obsługi kadrowo-płacowej – w zależności od potrzeb zakładu pracy.
Niektóre z wyżej wymienionych czynności są wykonywane raz do roku (rozliczenia z US), natomiast niektóre z nich należy przeprowadzać częściej.Tak, chociażby lista płac zazwyczaj sporządzana jest co miesiąc, ale rzeczywistość często weryfikuje to założenie i w praktyce lista płac jest sporządzana przez pracodawcę nawet co 2 tygodnie.
Nawet w przypadku małych firm ilość działań płacowo-kadrowych może być przytłaczająca i utrudniona dodatkowo ciągłymi zmianami w Kodeksie Pracy. Poza tym czasochłonność tych działań sprawia, że skupiając się na nich, możesz stracić z oczu główne cele i założenia Twojej firmy. Jednak stosując odpowiednią strategię, możesz zdjąć ze swych barków sporą część tych obowiązków i cieszyć się najważniejszymi dla Ciebie aspektami prowadzenia firmy, a jednocześnie mieć pewność, że kwestie kadrowo-płacowe są w pełni uregulowane. Możesz na przykład skorzystać z rozwiązań podpartych wiedzą i doświadczeniem w zakresie prowadzenia kadr i płac. Szeroką gamę profesjonalnych usług outsourcingu kadrowo-płacowego dostosowanych do różnych potrzeb Klientów oferuje Payroll 360.
