Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a przy tym precyzyjnie wskazują, jak należy to robić. O ile sama kwestia grupowania akt osobowych na pięć części: A, B, C, D i E jest powszechnie znana i wiadoma, o tyle już nieco większych problemów przysparza konkretna zawartość poszczególnych katalogów. Z czego dokładnie składają się teczki pracownicze? Co powinny zawierać?
Nowe zasady dotyczące prowadzenia i organizowania dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r., kiedy to w życie weszło rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla zatrudnionych począwszy od tego dnia, pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe z podziałem na cztery części. Akta pracowników zatrudnionych przed tą datą, których stosunek pracy trwał nadal 1 stycznia 2019 r., mogą natomiast zostać zaadaptowane do nowych wymogów, bez części D.
Należy także pamiętać, że wszystkie dokumenty gromadzone w teczkach pracowniczych to kopie lub odpisy. Oryginały na życzenie pracodawcy przedstawia się jedynie do wglądu lub do sporządzenia kopii/odpisu.
W części A akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Do dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie należy przede wszystkim:
Część B akt osobowych jest poświęcona oświadczeniom lub dokumentom dotyczącym nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tym przypadku rozporządzenie w § 3 pkt 2 szczegółowo wskazuje już, jakie dokładnie dokumenty powinny znaleźć się w tej części. To m.in.:
W części C akt osobowych umieszcza się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak:
W części D akt osobowych umieszcza się dokumenty, takie jak:
Dokumenty z części D jako jedyne ze wszystkich katalogów mogą zostać usunięte przez pracodawcę na skutek uchylenia kary lub wraz z upływem roku nienagannej pracy pracownika, jeśli w tym czasie przykładnie wywiązuje się on ze swoich obowiązków.
W części E, każdy pracodawca prowadzący akta osobowe pracowników, zobowiązany jest przechowywać dokumenty dotyczące:
Pewne wątpliwości pojawiają się w odniesieniu do tego, czy pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych składane podczas rekrutacji CV. W związku z tym, że jest to dokument związany z ubieganiem się o zatrudnienie, nie ulega wątpliwościom, że powinien on zostać umieszczony w części A akt osobowych.
Jak wskazują specjaliści do spraw kadr i płac Payroll 360, przechowywanie w aktach osobowych CV osoby przyjętej na stanowisko wskazane w ogłoszeniu jest jednak dobrowolne i zależy przede wszystkim od preferencji danego zakładu pracy. Aktualnie dokumenty związane z rekrutacją najczęściej nie wchodzą już w skład akt osobowych. W części A zamiast CV umieszcza się kwestionariusz kandydata.
Jedna z częstych wątpliwości dotyczy również tego, czy pracodawca potrzebuje zgody osób składających CV na przetwarzanie danych związanych z przechowywaniem tego dokumentu. Jeżeli w CV znajdują się dane pokrywające się z katalogiem przedstawionym w art. 221 k.p. (zakres danych osobowych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie), pracodawca nie musi występować o dodatkową zgodę na ich przetwarzanie. Zgoda może okazać się natomiast potrzebna, jeśli przykładowo w CV umieszczono zdjęcie osoby aplikującej na dane stanowisko, ponieważ nie zostało ono zaliczone do rodzaju danych osobowych z art. 221 k.p., które pracodawca może przetwarzać bez zgody kandydata.
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi w momencie rozwiązania umowy o pracę lub wygaśnięcia stosunku pracy. W świadectwie pracy znajdziemy informacje dotyczące w szczególności okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania stosunku pracy, czy uprawnień z tytułu ubezpieczenia społecznego.
Kopia świadectwa pracy, jak wynika bezpośrednio z treści § 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia, jest przechowywana przez pracodawcę w części C akt osobowych, podobnie jak wnioski dotyczące wydania, sprostowania i uzupełnienia świadectwa pracy.
Nie jest to jednak jedyne miejsce, w którym natkniemy się na świadectwo lub świadectwa pracy. Kopie tych dokumentów mogą znaleźć się także w części A akt osobowych. W tym jednak przypadku będą to świadectwa pracy poprzednich pracodawców aplikującego na dane stanowisko pracownika, których złożenia może żądać nowy pracodawca.
Jedną z usług, którą oferujemy klientom korzystającym z outsourcingu kadr i płac Payroll 360, jest także archiwizacja dokumentów pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi wymogami. Jeżeli pragną Państwo uwolnić się od tych żmudnych obowiązków, jesteśmy gotowi wziąć za nie pełną odpowiedzialność. Jako specjaliści gwarantujemy bezpieczeństwo wszystkich powierzonych nam danych oraz nieprzerwany obieg dokumentów w firmie. Dzięki usłudze outsourcingu kadr i płac Payroll 360 nasi klienci otrzymują wszechstronne korzyści i kompleksowe wsparcie swojej firmy we wszystkich najważniejszych procesach administracyjnych z obszaru kadrowego i płacowego.
