Od 1 stycznia 2019 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja przepisów pracowniczych, pracodawca ma możliwość podjęcia decyzji w zakresie przechowywania akt pracowniczych. Do czasu nowelizacji przepisów pracodawcy mieli możliwość przechowywania akt w formie elektronicznych teczek pracowniczych, przy jednoczesnym obowiązku przechowywania ich w formie papierowej. Zmiany w przepisach umożliwiają pracodawcy ograniczenie w zakresie przechowywania akt jedynie do elektronicznych teczek pracowniczych, bez konieczności prowadzenia dokumentów w formie papierowej.
Do czasu nowelizacji, pracodawcy często przechowywali umowy o pracę w formie papierowej, a ewidencjonowanie czasu pracowników prowadzone było w formie elektronicznej. Po nowelizacji większość pracodawców stanęła przed trudnym wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wiązało się to przede wszystkim z cyfrowym odwzorowaniem dokumentacji, a więc skanem dokumentu oraz naznaczenie go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Dodatkowo każdy dokument musi być opisany wieloma parametrami oraz przypisany do właściwej części akt, a także kategorii. Większość pracodawców obawiała się stworzenia tego uporządkowanego zbioru dokumentacji.
Warto także wskazać, że w związku z digitalizacją akt pracowników wiąże się obowiązek nałożony na pracodawcę, który musi poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania teczek osobowych pracowników. Dodatkowo pracownik ma możliwość odbioru papierowej dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie prowadzenia teczek osobowych. W sytuacji, gdy pracownik nie odbierze dokumentacji pracowniczej w wymaganym terminie, pracodawca jest uprawniony do zniszczenia papierowej dokumentacji pracowniczej
Aby dokumenty mogły być pierwotnie tworzone w formie elektronicznej, potrzebny jest elektroniczny podpis pracodawcy i pracownika. Z uwagi na to, że większość pracowników i pracodawców nie posiadają kwalifikowanych podpisów elektronicznych, dokumenty zwykle podpisane są ręcznie. Ręczna dokumentacja wymaga digitalizacji akt osobowych pracownika poprzez jego skan oraz opatrzenie wyżej już wskazanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, który potwierdza zgodność papierowej dokumentacji z elektronicznymi aktami osobowymi pracownika. Jednocześnie podkreślić należy, że pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika, by posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny.
Elektroniczne akta osobowe obejmują akta osobowe pracowników, które zawierają wszelkie informacje i papiery związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz nawiązaniem samego stosunku pracy z pracodawcą, a także dokumentację związaną z przebiegiem, rozwiązaniem i wygaśnięciem stosunku zatrudnienia. Ponadto elektroniczna teczka pracownicza zawiera ewidencjonowanie czasu pracy, kartę wypłaconego już wynagrodzenia za wykonywaną pracę i inne świadczenia związane z zatrudnieniem danego pracownika. Co więcej, dokumentacja winna zawierać także informacje o ewentualnych chorobach zawodowych danego podmiotu, wypadkach przy pracy bądź w drodze do pracy lub z pracy, a także informację o ewentualnych świadczeniach z ww. tytułów.
Wyżej wskazane elektroniczne akta pracownika podzielone są na cztery części:
Wszystkie dokumenty zawarte w poszczególnych częściach powinny być chronologicznie ułożone oraz odpowiednio ponumerowane. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek dla każdej z poszczególnych części elektronicznych akt pracownika tworzyć wykaz, który pokazuje znajdujące się tam dokumenty.
Wydane w ramach nowelizacji rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje wszystkie wymogi związane z przechowywaniem oraz prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, oraz warunki digitalizacji akt osobowych pracowników. Wśród nich zawierają się następujące aspekty:
Powyższe świadczy o tym, że pracodawca decydujący się na prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych musi wprowadzić odpowiednie procedury bezpieczeństwa, które dotyczą zarówno przechowania akt, jak i też ich archiwizacji i przetwarzania. Bezpieczne przechowywanie elektronicznych akt osobowych niweluje ryzyko ich uszkodzenia i zniszczenia. W przypadku niezastosowania się do powyższych reguł i pozostawienia akt w warunkach, które grożą uszkodzeniu bądź zniszczeniu, a także w sytuacji nieprowadzenia akt osobowych pracowników, pracodawca popełnia wykroczenie. Przedmiotowe wykroczenie zagrożone jest karą grzywny, która określona jest w granicach od 1 000 zł aż do 30 000 zł. Warto więc dokładnie i skrupulatnie podchodzić do nałożonego na pracodawcę obowiązku w zakresie prowadzenia teczek osobowych.
Payroll 360 to profesjonaliści w zakresie obsługi kadrowo płacowej. Oferujemy audyty i kompleksowe wsparcie Twojej firmy. Zaufaj nam. Umów się na bezpłatną konsultację!
