Przepisy zawarte w kodeksie pracy określają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem pracownika. Bez względu na to jaką działalność prowadzisz, jeśli zatrudniasz choć jednego pracownika, musisz założyć dla niego teczkę osobową. Jeśli zatrudniasz więcej, każdy z nich powinien mieć indywidualne akta pracownicze.
Wygląd i formę akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teczka ta powinna być podzielona na cztery części. Każda z nich musi zawierać odpowiednie dokumenty, związane z poszczególnym etapem zatrudnienia pracownika w firmie.
Dokumentacja związana z rekrutacją
Pierwsza część – A – to miejsce na przechowywanie dokumentacji związanej ze staraniem się o pracę. Jako pracodawca w czasie rekrutacji możesz chcieć mieć wgląd do dokumentów takich jak: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa ukończenia szkoły czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe.
Dokumentacja związana z zatrudnieniem
Część B – druga – tu gromadzisz dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika oraz z przebiegiem trwania umowy o pracę. To w tej części bezwzględnie powinieneś zamieścić umowę o pracę.
Dokumentacja wypowiedzenia umowy
Część trzecia – C – tu archiwizujesz wszelkie dokumenty związane z sytuacją, gdy umowa o pracę przestaje obowiązywać. W związku z tym, część C powinna zawierać przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Bezwzględnie w tej części powinna się znaleźć również kopia świadectwa pracy, które zostało wydane pracownikowi.
Dokumentacja upomnień i kar
Część czwarta D – została wprowadzona całkiem niedawno, bo w 2018 roku. W niej, jako pracodawca przechowujesz akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Mogą do niej trafić np. odpisy zawiadomienia o ukaraniu lub inne potwierdzające ponoszenie przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej. Co istotne, dokumenty gromadzone w części D, jako jedyne z całej teczki osobowej możesz usunąć, w przypadku gdy pracownik wzorowo pracuje przez kolejnych dwanaście miesięcy.
Dokumentacja związana z kontrolą trzeźwości pracownika
Natomiast część ostatnia E – została wprowadzona 2023 roku. W niej, jako pracodawca przechowujesz akta związane z kontrolą trzeźwości oraz kontrolą obecności w organizmie innych środków działających podobnie jak alkohol.
Do końca 2018 roku dokumenty zawarte w teczce pracowniczej trzeba było przechowywać 50 lat, licząc od roku następnego, w którym została rozwiązana umowa. W roku 2019 okres ten został skrócony i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku powinieneś przechowywać akta osobowe 10 lat. Pamiętaj, że akta pracownicze, osób zatrudnionych przed 2019 rokiem, dalej musisz przechowywać 50 lat.
Opłacanie podatków to jeden z najważniejszych obowiązków osób prowadzących działalność gospodarczą lub otrzymujących dochód z innego źródła. Również na podatniku spoczywa konieczność przekazania informacji o wysokości podatku, jaki musi odprowadzić. Zadanie to definiują i nakładają na podatnika przepisy prawa podatkowego.
Potrzebujesz przekształcić dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną? Skorzystaj z rozwiązania e-akta Payroll 360. Oferujemy usługę digitalizacji teczek pracowniczych w szybki i efektywny sposób. Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz czas, miejsce i porządek, ponadto będziesz mógł pracować na dokumentach on-line. Zautomatyzujesz swoją pracę i usprawnisz działanie firmy.
