Przekształcanie papierowego archiwum w jego wersję elektroniczną, czyli tworzenie i zarządzanie e-teczkami stanowi jedną z usług, która rozszerza ofertę outsourcingu kadr i płac Payroll 360. To rozwiązanie dedykowane w szczególności tym pracodawcom, którzy chcą oddelegować ten proces na zewnątrz i powierzyć go wyspecjalizowanym podmiotom. Klienci korzystający z usług firm outsourcingowych nie tracą oczywiście kontroli i dostępu do zdigitalizowanych akt osobowych swoich pracowników. W ramach obsługi kadrowo-płacowej zostają im udostępnione wszelkie funkcjonalności programu, z jakiego korzysta sam wykonawca. Dostępem do e-teczek są w praktyce objęci pracodawcy, specjaliści do spraw kadr i płac oraz sami pracownicy.
Wszystko to powinno odbywać się jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami, które wskazują jednoznacznie, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia w szczególności:
Powyższe wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Oznacza to tym samym, że obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie każdemu pracownikowi z e-teczką (oraz innym upoważnionym podmiotom) indywidualnego loginu, na podstawie którego będzie on uzyskiwał dostęp do swoich danych. Login ten ma pomóc również w zidentyfikowaniu takiej osoby na wypadek wprowadzania ewentualnych zmian, dodawania, czy usuwania dokumentów.
Równie istotną kwestią pozostaje określenie kręgu podmiotów uprawnionych do wglądu w e-teczki. Dokumentacja elektroniczna powinna być dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób, a możliwość i sposób wprowadzania przez takie osoby zmian ustalona i udokumentowana w przewidzianych na ten cel procedurach.
Realizacja usługi outsourcingu kadr i płac nie jest możliwa bez dostępu do specjalistycznych i zaawansowanych narzędzi, które pozwalają w kompleksowy sposób zarządzać całą dokumentacją kadrową w zakładzie pracy. Klienci firm outsourcingowych nie muszą ponosić samodzielnie wydatków na ich zakup, ponieważ otrzymują dostęp do tego rodzaju programów w ramach usługi, na jaką się zdecydowali.
System enova365, z którego korzystają na co dzień specjaliści Payroll 360, zawiera również moduł dedykowany e-teczkom, stanowiący cyfrowe odzwierciedlenie dokumentacji papierowej. Dostęp do przechowywanych tam e-akt osobowych jest możliwy, z uwzględnieniem powyższych zasad, w każdym czasie, w dowolnej chwili. Wystarczy tylko kilka kliknięć, aby uzyskać wgląd w potrzebne informacje. I to bez konieczności osobistej wizyty w archiwum, czy tracenia czasu na przekładaniu szeregu innych teczek, lub wertowania pliku dokumentów w celu znalezienia tych właściwych. Wszystko to odbywa się z poziomu Pulpitu Pracownika lub Pulpitu Kierownika (pracodawcy) oferowanych w programie. Dostęp do e-akt osobowych jest możliwy zarówno za pośrednictwem komputera, jak również laptopa, tabletu, czy telefonu komórkowego.
W kontekście korzystania z e-akt osobowych najwięcej mówi się z reguły o tym, że jest to rozwiązanie gwarantujące dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca i w każdym czasie, po zalogowaniu się do systemu.
W praktyce jednak udostępniane naszym klientom narzędzie umożliwia im:
W usłudze outsourcingu kadr i płac Payroll 360 to nasi specjaliści zajmują się oczywiście tworzeniem, prowadzeniem i zarządzaniem e-aktami osobowymi, jednakże ze wszystkich tych czynności zawsze szkolimy także naszych klientów. Dzięki temu nie tracą oni kontroli nad obiegiem dokumentacji w firmie, a przy tym mogą samodzielnie wprowadzać ewentualne zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.
