Początek roku 2019 był znaczącą datą w działach kadrowych większości firm. Od dnia 1 stycznia 2019 roku, obowiązuje bowiem nowelizacja kilku ustaw związanych ze skróceniem czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz wprowadzenie możliwości elektronizacji akt osobowych. Wprowadzenie tak zwanych e-akt, to duże ułatwienie nie tylko dla pracodawców ale również szereg korzyści dla pracowników.
Do tej pory większość pracodawców prowadziło dokumentację personalną w formie papierowej oraz pomocniczo w formie elektronicznej. Obecnie przedsiębiorcy muszą zdecydować w jakiej formie będą prowadzić akta personalne – czy będzie to forma papierowa, czy elektroniczna. Z punktu widzenia prawa każda z nich jest równoważna i wiążąca. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na prowadzenie ewidencji elektronicznej, oznacza to dla niego konieczność dopełnienia wielu obowiązków. UWAGA! Możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie.
Sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej po 2019:
Pierwszym krokiem pracodawcy, który zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, jest cyfrowe odwzorowanie wszystkich dokumentów personalnych. Po ich zeskanowaniu, muszą zostać one podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym złożonym przez osobę upoważnioną, która potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Dodatkowo, aby przygotowana w ten sposób dokumentacja była użyteczna i łatwa w obsłudze, musi zostać opisana i przyporządkowana do odpowiednich sekcji dokumentów kadrowych (A,B,C,D). Odwzorowanie cyfrowe powinno zostać przeprowadzone starannie i z zachowaniem wysokiej jakości prac, tak aby można było bez problemu zapoznać się z zawartością dokumentów.
Ustawa nakłada również na pracodawcę, który zdecydował się na digitalizację akt personalnych, obowiązek odpowiedniego ich zabezpieczenia i przechowywania w systemach teleinformatycznych. Oznacza to, że musi on przygotować odpowiednie procedury chroniące dokumenty przed ich utratą, czy zniszczeniem oraz wykaz osób, które będą mogły przetwarzać i archiwizować dane. Rolą pracodawcy jest również zapewnienie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami, bieżące kontrole jego funkcjonowania oraz zapewnienie stałego dostępu do danych personalnych w przyszłości.
E-dokumentacja to także dodatkowy obowiązek informacyjny. Każdy pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie e-akt, musi skutecznie poinformować wszystkich obecnych i byłych pracowników o zmianie sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji. Od momentu otrzymania wiadomości, każdy pracownik ma 30 dni na odebranie swojej dokumentacji prowadzonej do tej pory w formie papierowej. W przypadku pracowników, którzy zmarli, prawo do odbioru dokumentacji mają ich dzieci lub współmałżonkowie. Jeżeli doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy wraz z informacją o czasie przechowywania dokumentacji oraz o możliwości jej odbioru w konkretnym czasie. Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana w terminie, pracodawca jest uprawniony do jej zniszczenia.
Nowa ustawa pozwala również pracodawcom na skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do tej pory każdy z nich zobowiązany był do przechowywania jej przez okres 50 lat. Po zmianach zapisanych w ustawie, czas przechowywania jest uzależniony od kilku warunków:
